Flexibilidad

Consejos de etiqueta en la oficina para la nueva normalidad

Sigue estos consejos para facilitar la transición a modelos de trabajo híbridos.

8 minutos de lectura
23/6/2022
DDFW - Etiquette Tips - UI card

¿Regresaste al trabajo presencial? Estos son algunos consejos de etiqueta en la oficina para la nueva normalidad

Estos son tiempos interesantes: un gran número de empresas han visto cómo los empleados prosperan en un modelo de trabajo flexible. Sin embargo, las normas laborales han cambiado. Los empleados se han acostumbrado a las nuevas rutinas, desde preparar el almuerzo durante las llamadas y atender reuniones mientras caminan hasta usar pantalones informales durante el horario de trabajo. A medida que los trabajadores regresan a la oficina en grandes cantidades, se preguntarán cuáles de estos nuevos hábitos pueden mantenerse y cuáles deberían quedarse en casa.

Como empleador, seguramente tienes un objetivo importante en mente: hacer que la transición entre el trabajo en la oficina y el hogar sea lo más fluida y efectiva posible. Debes tener una actitud paciente con los miembros del equipo sin dejar de respaldar la cultura colectiva de tu empresa. Definir la etiqueta en el trabajo al regresar a la oficina puede ayudarte a crear y mantener un ambiente positivo que ayude a los empleados a prosperar

Para empezar, ¿en qué consiste la etiqueta en el trabajo?

La etiqueta se define generalmente como un conjunto de costumbres o normas que se cumplen en un entorno o un grupo en particular. La etiqueta en el trabajo es un conjunto de normas de colaboración que se cumplen en un lugar de trabajo específico. Pueden ser desde pautas físicas (por ejemplo, el arreglo personal, la vestimenta y el uso de mascarillas) hasta pautas de comportamiento (como los saludos apropiados y la conducta en las reuniones). 

Si bien la etiqueta en el trabajo varía según la oficina y la cultura, hemos recopilado información general sobre cómo crear tu propia política de etiqueta y hacer que el regreso a la oficina sea lo más exitoso posible. 

Normas aplicables en la oficina: por qué las necesitamos para los modelos de trabajo flexibles

En marzo de 2021, la Society for Human Resource Management advirtió que se avecinaba un “tsunami” de rotación de personal. Se basaron en estudios que indicaban que el 50 % de los empleados tenía la intención de buscar un nuevo trabajo y los datos recientes han confirmado esta predicción tan extrema. Es probable que tu lugar de trabajo se haya visto afectado en cierta medida, ya sea de forma positiva o negativa, y tus empleados han tenido que adaptarse a pesar de todo. 

En pocas palabras: la nueva normalidad ha sido un periodo lleno de cambios. Establecer normas claras para el lugar de trabajo puede crear una sensación de normalidad, reducir los conflictos y ayudar a los empleados a sentirse cómodos y apoyados a medida que procedes con un modelo de trabajo flexible. 

Muchas personas también se están enfrentando a desafíos de salud mental que harán que la implementación de modelos de trabajo híbridos sea más exigente. Los resultados de una encuesta reciente de Indeed mostraron que el 67 % de los participantes cree que el agotamiento ha empeorado en los últimos años. De hecho, los resultados de otra encuesta arrojaron que al 51 % de los empleados le preocupa lograr un equilibrio entre el tiempo laboral y el personal. Si bien estar entre colegas puede ser un cambio que será bien recibido, los empleados pueden tener dificultades para volver a relacionarse con los demás. 

Es probable que el trabajo híbrido altere las rutinas que los empleados ya tienen establecidas y requiera que vuelvan a tener interacciones que no han tenido en más de un año. Establecer pautas claras en la oficina ayudará a atender las inquietudes de los empleados y hará que la implementación de un modelo de trabajo flexible sea mucho más sencilla.

Cómo apoyar a los empleados durante la transición a un modelo de trabajo flexible

A medida que tu equipo hace la transición entre la oficina y el hogar, es increíblemente importante que los empleados mantengan un sentido de profesionalismo. También es importante reconocer los eventos de los últimos años y el impacto que pueden haber tenido en ellos. Teniendo esto en cuenta, te damos algunas ideas fáciles de aplicar para la etiqueta en el trabajo a fin de ayudar a los empleados a adaptarse a un modelo de trabajo flexible. 

  1. Comunícate de forma clara y continua. Lo mejor que pueden hacer los líderes durante este tiempo es comunicarse. Anima a los empleados a hacer preguntas reflexivas, ofrecer sus ideas y entablar un diálogo entre ellos. Los empleados nunca deben asumir cómo se sienten sus colegas respecto a algo, sino que deben estar preparados para tener conversaciones abiertas. 

  2. Establece normas para Zoom y para el entorno en la oficina. Si tu empresa, como muchas otras, tiene a una parte del personal trabajando en un horario híbrido en el que dividen el tiempo entre la oficina y el hogar, deberás definir pautas para cada uno. Infórmales a los empleados qué tipo de participación se espera en cada entorno: ¿deben mantener sus cámaras de video encendidas los miembros del equipo que trabajan de forma remota? ¿Deben realizarse de forma presencial las presentaciones? ¿Es necesario usar mascarillas en la sala de conferencias?

  3. Haz hincapié en la puntualidad. Si bien el trabajo remoto puede haber permitido más flexibilidad, es importante que los empleados de la oficina estén presentes y sean puntuales en las reuniones (de lo contrario, es como si iniciaran sesión desde sus casas). 

  4. Fomenta la colaboración. Uno de los mayores beneficios de tener personas en la oficina es la capacidad de colaborar y compartir ideas. Anima a tus empleados a aprovechar esta oportunidad para trabajar juntos y llevar a cabo proyectos. 

  5. Establece normas en cuanto al contacto y el distanciamiento social. El apretón de manos solía ser el saludo típico, pero ahora cada quien tiene un nivel de comodidad distinto al estar cerca de los demás o entrar en contacto físico. Elige un saludo sugerido, ya sea un apretón de manos, un choque de codos o agitar la mano. Si en tu edificio hay un ascensor u otras áreas cerradas, puedes solicitar que los empleados sigan las pautas del distanciamiento social y colocar calcomanías a una distancia de seis pies como un recordatorio cordial.

  6. Promueve la empatía. Nunca sabes por lo que está pasando alguien. Los empleados pueden estar más estresados de lo habitual, por lo que es importante recordarles que sean empáticos y que comprendan las necesidades de los demás. 

  7. No compartas alimentos ni bebidas. Es posible que tu equipo esté emocionado de traer golosinas o participar en una comida en la oficina, pero recuérdales que la opción más segura en este momento es simplemente no compartir alimentos ni bebidas. En vez de eso, considera dejar que los empleados coman juntos con el servicio de Comidas para empleados de DoorDash para el trabajo, el cual te permite recibir comidas empacadas individualmente para muchas personas en una sola orden. 

  8. Presta atención a los detalles. Es posible que los empleados se hayan acostumbrado a realizar más tareas de lo habitual mientras trabajaban desde casa, pero debes recordarles cuán importante sigue siendo concentrarse y preocuparse por los detalles. Recuérdale a tu equipo que debe prestar atención a los nombres de los colegas, los horarios de las reuniones, los plazos y otros detalles a fin de causar una impresión positiva.  

  9. Ten en cuenta a los demás en el lugar de trabajo. Muchos trabajadores se han acostumbrado a estar solos durante todo el día, por lo que es posible que hayan perdido el hábito de recibir llamadas en voz baja o compartir su espacio de trabajo. Recuérdales a tus empleados que deben tener en cuenta a sus compañeros de trabajo, ser respetuosos con los diferentes horarios, usar audífonos y ayudar a los demás cuando sea necesario. 

  10. Adopta una postura en cuanto a los equipos de protección personal. Establece una política sobre el uso de mascarillas; por ejemplo, puedes sugerir que todos los empleados no vacunados usen mascarillas, mientras que los vacunados no. Si no hay pautas estatales o locales que debas seguir, puedes encuestar a los empleados para ver con qué se sienten más cómodos. 

  11. Ten una actitud positiva. La negatividad puede causar estragos en el lugar de trabajo. Ayuda a tus empleados a replantearse los pensamientos negativos viendo el lado positivo de las cosas. Este tipo de enfoque puede ayudar a cultivar una mentalidad orientada a las soluciones, la cual permite que tu equipo sea más propenso a ver cada desafío como una oportunidad de aprendizaje y a proponer soluciones creativas.  

  12. Establece un código de vestimenta intermedio. Es posible que el tipo de ropa apropiado para tu oficina haya cambiado. Por ejemplo, si la mitad de tu personal trabaja de forma remota, ¿es necesario que el equipo que trabaja en la oficina use traje y corbata? Por otra parte, si tienes reuniones externas presenciales, ¿están bien usar los mismos pantalones deportivos que usabas en casa? Algunas empresas han decidido volver a su código de vestimenta anterior, como la firma de administración de patrimonios Arch Global Advisors, la cual le comentó al Wall Street Journal que su código de vestimenta le ayudó a mantener su cultura empresarial durante el regreso a la oficina. 

  13. Mantén el contacto con tus empleados. Mantén abiertas las líneas de comunicación. Verifica que tus empleados se sientan bien con los cambios que están ocurriendo en el trabajo y escucha cualquier sugerencia que puedan tener para mejorar. Con los crecientes niveles de ansiedad tanto en el trabajo como en la vida, tus empleados también pueden beneficiarse del entrenamiento en atención plena o mindfulness, una estrategia cognitiva que ha demostrado una mejora en el bienestar general.  

  14. Respeta el equilibrio entre la vida laboral y personal. Con el regreso al trabajo, es más importante que nunca fomentar el equilibrio entre la vida laboral y personal. De hecho, la separación entre el hogar y la oficina puede incluso ayudar a los empleados a encontrar un mejor equilibrio. Durante la pandemia, el 46.5 % de los empleados que trabaja desde el hogar informó que rara vez o nunca tomaba una hora completa de descanso para almorzar. Anima a tus empleados a tomarse un tiempo para almorzar con DashPass para el trabajo, una membresía que pone alimentos frescos y nutritivos al alcance de la mano con entrega gratuita y tarifas reducidas en órdenes elegibles. Piénsalo dos veces antes de pedirle a un miembro del equipo que se quede hasta tarde o enviarle correos electrónicos fuera del horario de trabajo. Verifica que la gerencia esté sentando un buen precedente al cumplir los horarios de trabajo y evitar solicitar trabajos urgentes que sean innecesarios. 

  15. Ofrece adaptaciones para la accesibilidad. Si tienes empleados que no pueden regresar a trabajar todos los días de forma presencial en la oficina debido a una discapacidad o una situación familiar, diseña un proceso que les permita solicitar una adaptación o una excepción (algunos estados incluso tienen un proceso legal para la licencia por discapacidad o por cuidado de menores o personas con discapacidad). Mantén el contacto con estos miembros del equipo a través de actividades remotas, reuniones y el programa de Comidas con límite de presupuesto.

Preparación para el éxito: aspectos a tener en cuenta

Para que tus nuevas pautas se pongan en marcha con eficacia, es necesaria la participación de tu equipo. Recuerda que tus empleados son más felices cuando pueden ser ellos mismos en el trabajo. Al final, las reglas que implementes deberían ayudar a los empleados a realizar mejor su trabajo, sin el estrés adicional de preguntarse cómo actuar en la oficina. 

Estas son algunas ideas para la etiqueta en el trabajo a fin de garantizar que tu equipo se sienta apoyado. 

  • Fomenta las ideas y expresiones. Intenta ceñirte a la etiqueta de negocios en general, pero deja espacio suficiente para la expresión y la libertad personal. En una encuesta de Deloitte, el 25 % de las personas que la respondieron mencionó que un entorno en el que pueden ser ellas mismas crea un sentido de pertenencia al trabajo. Al fin y al cabo, tu lugar de trabajo necesita distintas perspectivas para prosperar, por lo que tus pautas deben alentar a todos a hablar y compartir sus ideas. 

  • Prioriza la diversidad. Una fuerza laboral diversa necesita pautas diversas. Ten en cuenta la inclusión al establecer las normas y asegúrate de que tus pautas de etiqueta en el trabajo no ignoren ninguna opinión ni discriminen ninguna identidad. 

  • Establece grados de importancia. Determina si estas son reglas que deben seguirse o sugerencias que los empleados pueden elegir seguir; deja clara tu postura para que no haya confusión. 

  • Haz más ligeras las cosas. El objetivo no es obligar a las personas a hacer cosas que las hagan sentir incómodas, sino aliviar el estrés de tratar de averiguar qué es aceptable en la oficina. 

De la idea a la acción: cómo poner en práctica la etiqueta en el lugar de trabajo

Tu equipo quiere sentirse escuchado. El primer paso para implementar la etiqueta en el lugar de trabajo es ser transparente sobre lo que quieres lograr. También es recomendable que obtengas la aceptación de los empleados en cuanto a las pautas que estás formulando. Recuérdale a tu equipo que quieres ayudarlos a tener éxito durante estos tiempos y que necesitas su plena participación para que esto funcione. Es una buena idea presentar la información en un foro abierto para que todos puedan expresar su opinión. 

Promueve una comunicación bidireccional. Durante una reunión sobre este tema, considera ofrecerles comida gratuita tanto a los empleados que trabajan en casa como a los de la oficina a través de DoorDash para el trabajo. Como alternativa más segura al servicio de catering, el servicio de Comidas para empleados garantiza que se reciban los alimentos empaquetados y etiquetados individualmente, mientras que el servicio de Comidas con límite de presupuesto te permite establecer un presupuesto para los empleados que trabajan de forma remota a fin de que puedan disfrutar de la comida mientras se unen a una reunión. 

No cambies todo de golpe. Lo más probable es que muchas de tus nuevas políticas se basen en las que ya tenías. Pero si estás incorporando cambios importantes, es posible que debas implementarlos por etapas para que tu equipo no se sienta abrumado. 

Revalúa las normas. A medida que los empleados se sientan más cómodos con las nuevas rutinas de la oficina y el panorama siga evolucionando, es posible que debas revaluar algunas de las normas que has establecido. Evalúa regularmente los comentarios sobre cómo se siente tu equipo para saber cuándo necesitas hacer cambios. 

Concéntrate en el apoyo. Considera revaluar tu paquete de beneficios para reflejar el nuevo panorama. ¿Cómo puedes facilitar la vida de los miembros del equipo a medida que se integran a un modelo de trabajo híbrido? Ofrece beneficios que reduzcan el estrés y ayuden a tu equipo a mantenerse productivo y feliz. Según un estudio de DoorDash realizado en 2020, el 82 % de los empleados encuestados mencionó que se sentiría más satisfecho en el trabajo si su empresa ofreciera tarjetas para obtener comida a domicilio gratis. Otras ideas incluyen beneficios para quienes viajan largas distancias a diario para llegar al trabajo y tiempo flexible mensual o tiempo remoto para ayudar a los empleados a priorizar su salud mental. 

Celebra los éxitos. La transición entre el trabajo en la oficina y en casa es un gran ajuste, pero también un logro. Asegúrate de agradecerles a tus empleados por adaptarse a un nuevo conjunto de normas, ya sea con una celebración de todo el equipo o con una Tarjeta de regalo de DoorDash para el trabajo “solo por el gusto de hacerlo”. 

Para muchos, el entorno de trabajo híbrido es una señal positiva y una forma de avanzar. Con un énfasis en la etiqueta social en el trabajo y una cultura empresarial sólida, tu equipo estará preparado para tener éxito en la nueva normalidad. 

Si deseas obtener más consejos sobre cómo apoyar a tu equipo durante los próximos meses, descarga nuestra guía “El futuro de la oficina” para mejorar la cultura de tu empresa y la satisfacción de los empleados en la nueva era del trabajo.

Autor

Kristen Van Nest

Kristen Van Nest

Redactora independiente sobre empresas B2B