Flexibilité

Conseils d'étiquette de bureau pour la nouvelle normalité

Utilisez ces conseils pour faciliter la transition vers des modèles de travail hybrides.

8 min de lecture
2022-06-23
DDFW - Etiquette Tips - UI card

De retour au travail? Conseils d'étiquette de bureau pour la nouvelle normalité

C'est une période passionnante : un grand nombre d'entreprises ont vu comment les employés s'épanouissent dans un modèle de travail flexible. Cependant, les normes de travail ont changé. Les employés se sont habitués à de nouvelles routines, qu'il s'agisse de préparer le dîner pendant les appels, de participer à des réunions tout en marchant ou de porter des pantalons en molleton pendant le travail. Alors que les travailleurs retournent au bureau à plus grande échelle, ils se demanderont quelles nouvelles habitudes peuvent se perpétuer et lesquelles devraient rester à la maison.

En tant qu'employeur, vous avez un objectif majeur en tête : rendre la transition entre le travail au bureau et à la maison aussi transparente et efficace que possible. Vous devez être accommodant envers les membres de l'équipe d'une manière qui soutient votre culture d'entreprise collective. Définir l'étiquette de travail à votre retour au bureau peut vous aider à créer et à maintenir un environnement positif qui aide les employés à s'épanouir

Tout d'abord : qu'est-ce que l'étiquette au travail?

L'étiquette est généralement définie comme un ensemble de coutumes ou de normes observées dans un cadre particulier ou par un groupe particulier. L'étiquette au travail est un ensemble de normes de collaboration observées dans un lieu de travail spécifique. Cela peut aller des directives physiques (par exemple, la toilette, la tenue vestimentaire et le port du masque) aux directives comportementales, telles que les salutations appropriées et la conduite des réunions. 

Bien que l'étiquette au travail diffère selon le bureau et la culture, nous avons compilé quelques informations générales sur la façon d'élaborer votre propre politique d'étiquette et de rendre le retour au bureau aussi réussi que possible. 

Normes de bureau : pourquoi en avons-nous besoin dans le cadre de modèles de travail flexibles?

En mars 2021, la Society for Human Resource Management (la société de gestion des ressources humaines) a mis en garde contre un « tsunami » de démissions. Ils ont souligné des études indiquant que 50 % des employés avaient l'intention de chercher un nouvel emploi et des données récentes ont justifié cette prédiction extrême. Votre lieu de travail a probablement été touché dans une certaine mesure, que ce soit positivement ou négativement, et vos employés ont dû s'adapter à tout cela. 

En termes simples : la nouvelle normalité a été remplie de changements. L'établissement de normes de travail claires peut créer un sentiment de normalité, minimiser les conflits et aider les employés à se sentir à l'aise et soutenus à mesure que vous avancez avec un modèle de travail flexible. 

De nombreuses personnes sont également confrontées à des problèmes de santé mentale qui rendront plus difficile la mise en œuvre de modèles de travail hybrides. Une récente enquête d'Indeed a montré que 67 % des personnes interrogées pensent que l'épuisement professionnel s'est aggravé ces dernières années. En fait, une autre enquête a révélé que 51 % des employés s'inquiètent de trouver un équilibre entre le travail et le temps personnel. Alors que le fait d'être entre collègues peut être un changement bienvenu, les employés peuvent avoir du mal à établir à nouveau des relations avec les autres. 

Le travail hybride perturbera probablement les routines mises en place par les employés et les obligera à naviguer dans des interactions qu'ils n'ont pas eues depuis plus d'un an. L'établissement de directives claires à suivre au bureau aidera à répondre aux préoccupations des employés et facilitera la mise en œuvre d'un modèle de travail flexible.

Soutenir les employés lors de la transition vers un modèle de travail flexible

Alors que votre équipe passe du bureau à la maison, il est extrêmement important que les employés maintiennent un sentiment de professionnalisme. Il est également important de reconnaître les événements des dernières années et l'impact qu'ils ont pu avoir sur eux. Dans cet esprit, voici quelques idées d'étiquette faciles à mettre en œuvre pour aider les employés à adopter un modèle de travail flexible. 

  1. Communiquez clairement et souvent. La meilleure chose que les dirigeants puissent faire pendant cette période est de communiquer. Encouragez les employés à poser des questions réfléchies, à proposer leurs idées et à susciter le dialogue entre eux. Les employés ne doivent jamais présumer savoir ce que leurs collègues pensent de quelque chose, mais doivent plutôt être prêts à avoir des discussions ouvertes. 

  2. Définissez les attentes sur Zoom et au bureau. Si votre entreprise, comme de nombreuses entreprises, a une partie du personnel travaillant selon un horaire hybride où ils partagent leur temps entre le bureau et la maison, vous devrez définir des directives pour chacun. Faites savoir aux employés quel type de participation est attendu dans chaque cadre : les membres de l'équipe à distance doivent-ils garder leurs caméras vidéo allumées? Les présentations doivent-elles avoir lieu en personne? Le port du masque est-il obligatoire dans la salle de conférence?

  3. Insistez sur la ponctualité. Bien que le travail à distance ait permis une certaine flexibilité, il est important que vos employés au bureau soient présents et à l'heure pour les réunions (sinon, ils pourraient tout aussi bien se connecter depuis leur domicile). 

  4. Encouragez la collaboration. L'un des plus grands avantages d'avoir des employés au bureau est la possibilité de collaborer et de partager des idées les uns avec les autres. Encouragez vos employés à profiter de cette opportunité et à travailler ensemble pour accomplir des projets. 

  5. Établissez des normes de contact et de distanciation sociale. Auparavant, la poignée de main était la salutation standard, mais maintenant, tout le monde a un niveau de confort différent lorsqu’il s’agit d’être près les uns des autres ou d’entrer en contact physique. Décidez d'une salutation suggérée, qu'il s'agisse d'une poignée de main, d'un coup de coude ou d'un signe de la main. Si votre immeuble dispose d'un ascenseur ou d'autres zones proches, vous pouvez demander aux employés de suivre les directives de distanciation sociale et de déposer des autocollants à six pieds l'un de l'autre comme rappel amical.

  6. Favorisez l'empathie. Vous ne savez jamais ce que quelqu'un vie. Les employés peuvent être plus stressés que d'habitude, il est donc important de leur rappeler d'être empathiques et de comprendre les besoins des autres. 

  7. Ne partagez pas de nourriture ou de boissons. Votre équipe pourrait être ravie d'apporter des friandises ou de prendre part à un repas de bureau, mais rappelez-leur que l'option la plus sûre en ce moment est tout simplement de ne pas partager. Au lieu de cela, envisagez de laisser les employés manger ensemble avec DoorDash au bureau repas des employés, qui vous permet de commander des repas emballés individuellement pour un groupe, dans un seul panier. 

  8. Faites attention aux détails . Les employés se sont peut-être habitués à être multitâches plus souvent qu'à l'habitude lorsqu'ils travaillent à domicile, mais vous devez leur rappeler qu'il est toujours important de se concentrer et de s'inquiéter des petites choses. Rappelez à votre équipe de prêter attention aux noms des collègues, aux heures de réunion, aux délais et à d'autres détails pour faire bonne impression.  

  9. Soyez conscient des autres sur le lieu de travail. De nombreux travailleurs se sont habitués à être seuls toute la journée, ils ont donc peut-être perdu l'habitude de prendre des appels en silence ou de partager leur espace de travail. Rappelez à vos employés de garder à l'esprit leurs collègues, de respecter les horaires différents, de porter des écouteurs et d'aider les autres au besoin. 

  10. Prenez position sur les EPI. Identifiez une politique de masque. Par exemple, vous pouvez suggérer que tous les employés non vaccinés portent des masques tandis que ceux qui ont été vaccinés ne le font pas. S'il n'y a pas de directives nationales ou locales que vous devez suivre, vous pouvez interroger les employés pour voir ce avec quoi ils sont le plus à l'aise. 

  11. Penser positivement. La négativité peut faire des ravages sur le lieu de travail. Aidez vos employés à recadrer leurs pensées négatives en regardant du côté positif. Ce type d'approche peut aider à cultiver un état d'esprit axé sur les solutions, où votre équipe est plus apte à voir chaque défi comme une opportunité d'apprentissage et à proposer des solutions créatives.  

  12. Décider d'un code vestimentaire qui convient à tous. Le type de vêtements qui convient à votre bureau peut avoir changé. Par exemple, si la moitié de votre effectif travaille à distance, est-il nécessaire que les membres de votre équipe au bureau soient en costume-cravate? À l'inverse, si vous avez des réunions externes en personne, les pantalons de survêtement comme ceux qu'ils portaient à la maison sont-ils acceptables? Certaines entreprises choisissent de reprendre leur code vestimentaire antérieur, comme la société de gestion de patrimoine Arch Global Advisors, qui a déclaré au Wall Street Journal que son code vestimentaire professionnel avait contribué à maintenir la culture d'entreprise pendant le retour au bureau. 

  13. Normaliser les prises de présence. Gardez les lignes de communication ouvertes. Assurez-vous que vos employés sont satisfaits des changements qui se produisent dans votre lieu de travail et écoutez leurs suggestions d'amélioration. Avec des niveaux d'anxiété qui montent en flèche concernant à la fois le travail et la vie, vos employés peuvent également bénéficier d'une formation à la pleine conscience, une stratégie cognitive qui s'est avérée efficace pour améliorer le bien-être en général.  

  14. Respecter l'équilibre travail-vie personnelle. Avec un retour au travail, il est plus important que jamais d'encourager l'équilibre travail-vie personnelle, et en fait, la séparation entre la maison et le bureau peut même aider les employés à trouver un meilleur équilibre. Pendant la pandémie, 46,5 % des travailleurs à domicile ont déclaré ne prendre que rarement ou jamais une pause dîner d'une heure complète. Encouragez vos employés à prendre le temps de dîner avec un abonnement DashPass au bureau qui met des aliments frais et nutritifs à portée de main, avec une livraison gratuite et des frais réduits sur les commandes éligibles. Réfléchissez avant de demander à un membre de l'équipe de rester tard ou de lui envoyer des courriels en dehors des heures de bureau. Assurez-vous que la direction établit un bon précédent en respectant les heures de travail et en minimisant les exercices d'incendie inutiles. 

  15. Fournir des aménagements pour l'accessibilité. Si vous avez des employés qui ne peuvent pas physiquement retourner au bureau tous les jours en raison d'un handicap personnel ou d'un problème familial, concevez un processus qui leur permet de demander un aménagement ou une exception (certains États ont même un processus légal pour les congés d'invalidité ou les congés de gardiennage). Gardez ces membres de l'équipe connectés grâce à des activités à distance, des réunions et un programme de Repas payés à domicile.

Mettre en place le succès : choses à garder à l'esprit

Pour que vos nouvelles directives soient efficaces, vous avez besoin de l'adhésion de votre équipe. N'oubliez pas : vos employés sont plus heureux lorsqu'ils peuvent être eux-mêmes au travail. Les règles que vous mettez en place devraient finalement aider les employés à mieux faire leur travail, sans le stress supplémentaire de se demander comment agir au bureau. 

Voici quelques idées d'étiquette de travail pour vous assurer que votre équipe se sent soutenue. 

  • Encourager les idées et les expressions. Essayez de vous en tenir à l'étiquette générale des affaires, mais n'allez pas trop loin dans l'expression personnelle ou les libertés. Dans une enquête Deloitte, 25 % des répondants ont identifié un environnement où ils peuvent être eux-mêmes en tant que moteur d'appartenance au travail. En fin de compte, votre lieu de travail a besoin d'une variété de perspectives pour prospérer, de sorte que vos directives doivent toujours encourager chacun à s'exprimer et à partager ses idées. 

  • Privilégier la diversité. Une main-d'œuvre diversifiée a besoin de directives diversifiées. Gardez à l'esprit l'inclusivité lorsque vous établissez des normes et assurez-vous que vos directives d'étiquette de travail n'éliminent aucune voix ni ne discriminent aucune identité. 

  • Établir des degrés d'importance. Décidez s'il s'agit de règles qui doivent être suivies ou de suggestions que les employés peuvent choisir de suivre et clarifiez votre position afin qu'il n'y ait pas de confusion. 

  • Maintenir une ambiance légère. L'objectif n'est pas de forcer les gens à faire des choses qui les mettent mal à l'aise, mais plutôt d'éliminer le stress d'essayer de comprendre ce qui est acceptable au bureau. 

De l'idée à l'action : mettez en œuvre l'étiquette au travail

Votre équipe veut se sentir écoutée. La première étape de la mise en œuvre de l'étiquette en milieu de travail consiste à être transparent sur ce que vous voulez accomplir. Vous voudrez également obtenir l'adhésion des employés aux directives que vous formulez. Rappelez à votre équipe que vous voulez les aider à réussir pendant cette période et que vous avez besoin de leur pleine participation pour que cela fonctionne. C'est une bonne idée de présenter des informations dans un forum ouvert afin que chacun puisse exprimer ses opinions. 

En faire une conversation à deux sens. Envisagez d'offrir de la nourriture gratuite lors d'une réunion sur ce sujet, en utilisant DoorDash au bureau à la maison et au bureau. Une alternative plus sûre à l'utilisation d'un traiteur, Repas pour employés garantit que vous recevez des aliments emballés et étiquetés individuellement, tandis que Repas payés vous permet de définir un budget pour les employés à distance, afin qu'ils puissent profiter de la nourriture tout en participant à une réunion. 

Ne changez pas tout d'un seul coup. Il y a de fortes chances que bon nombre de vos nouvelles politiques reposent sur des politiques que vous aviez en place auparavant. Mais si vous introduisez des changements importants, vous devrez peut-être les déployer par étapes afin que votre équipe ne soit pas submergée. 

Établir des points de contrôle. À mesure que les employés se familiarisent avec les nouvelles routines de bureau et que le paysage continue d'évoluer, vous devrez peut-être réévaluer certaines des normes que vous avez définies. Évaluez régulièrement les commentaires sur la façon dont votre équipe se sent afin de savoir quand vous devez apporter des modifications. 

Concentrez-vous sur le soutien. Envisagez de réévaluer votre ensemble d'avantages sociaux pour refléter le nouveau paysage. Comment faciliter la vie des membres de l'équipe alors qu'ils font partie d'un modèle de travail hybride? Offrez des avantages qui réduisent le stress et aident votre équipe à rester productive et heureuse. Selon une étude DoorDash de 2020, 82 % des employés déclarent qu'ils se sentiraient plus satisfaits au travail si leur entreprise offrait des cartes gratuites de livraison de nourriture. D'autres idées incluent des avantages pour les navetteurs et des horaires flexibles mensuels ou du temps à distance pour aider les employés à prioriser la santé mentale. 

Célébrez les réussites. La transition entre le travail au bureau et à la maison est un énorme ajustement et un accomplissement. Assurez-vous de remercier vos employés de s'être adaptés à un nouvel ensemble de règles, qu'il s'agisse d'une célébration à l'échelle de l'équipe ou d'une carte-cadeau DoorDash au bureau « juste parce que ». 

Pour beaucoup, le travail hybride est un signe positif et un moyen d'aller de l'avant. En mettant l'accent sur l'étiquette au travail et une solide culture d'entreprise, votre équipe sera prête à réussir dans la nouvelle normalité. 

Si vous avez envie de plus de conseils pour soutenir votre équipe au cours des prochains mois, téléchargez notre guide, The Future of the Office(l'avenir du bureau) pour améliorer la culture de votre entreprise et la satisfaction des employés dans la nouvelle ère du travail.

Auteur(e)

Kristen Van Nest

Kristen Van Nest

Rédactrice C3E indépendante